Mẫu bảng chấm công xây dựng mới

Bảng chấm công xây dựng là một trong những chứng từ kế toán quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân công và quyết toán thuế của doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu biểu đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý lao động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu bảng chấm công xây dựng mới nhất và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng, cùng ACCSOFTWARE khám phá ngay.

1. Mẫu bảng chấm công xây dựng mới

Bảng chấm công xây dựng là căn cứ để tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động trong các công trình xây dựng. Mẫu biểu dưới đây được thiết kế theo đúng quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý và khoa học.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng chấm công xây dựng

Để lập một bảng chấm công xây dựng chính xác và hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình các bước cụ thể dưới đây. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp tránh các sai sót trong hạch toán và giảm thiểu rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và xác định đối tượng chấm công

Trước khi lập bảng, người phụ trách cần thu thập đầy đủ danh sách công nhân, kỹ sư, nhân viên làm việc tại công trình. Cần xác định rõ các thông tin như: họ tên, mã số lao động, bộ phận làm việc, chức danh và hệ số lương của từng người. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp bảng chấm công phản ánh đúng thực tế nhân sự, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc tính lương theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

Bước 2: Ghi chép chi tiết thời gian làm việc hàng ngày

Hàng ngày, người chấm công (thường là đội trưởng hoặc cán bộ phụ trách nhân sự) phải ghi chép chính xác số giờ làm việc thực tế của từng người vào bảng. Cần phân biệt rõ các ký hiệu: ngày công thường, ngày công làm thêm giờ, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ không lương. Việc ghi chép chi tiết này là căn cứ quan trọng để xác định tiền lương, phụ cấp và các khoản bồi dưỡng theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Tổng hợp và kiểm tra số liệu cuối kỳ

Cuối mỗi kỳ trả lương (tháng hoặc quý), người chấm công tiến hành tổng hợp số ngày công, số giờ làm thêm của từng người. Sau đó, cần đối chiếu với bảng chấm công gốc và xác nhận của đội trưởng để đảm bảo tính chính xác. Người lao động cần ký xác nhận vào bảng tổng hợp này trước khi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính lương.

Bước 4: Trình ký duyệt và lưu trữ chứng từ

Sau khi hoàn tất, bảng chấm công xây dựng phải được trình lên người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự) ký duyệt. Bảng chấm công sau khi được duyệt sẽ là chứng từ kế toán hợp lệ, được lưu trữ theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý và tính lương.

Xem thêm: Thẻ chấm công tiếng Anh là gì? Giải đáp

3. Những lưu ý pháp lý quan trọng khi sử dụng bảng chấm công

Khi sử dụng bảng chấm công xây dựng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề pháp lý sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định:

• Về thời giờ làm việc: Theo Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Bảng chấm công phải phản ánh chính xác số giờ làm việc thực tế, đặc biệt là các trường hợp làm thêm giờ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
• Về tiền lương làm thêm giờ: Căn cứ Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người lao động làm thêm giờ được trả lương ít nhất bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần và 300% vào ngày lễ, tết. Bảng chấm công cần ghi rõ số giờ làm thêm để kế toán tính toán chính xác khoản tiền này.
• Về chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế: Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí tiền lương, tiền công phải có chứng từ hợp lệ, trong đó bảng chấm công xây dựng là một trong những chứng từ bắt buộc. Nếu không có bảng chấm công hợp lệ, chi phí nhân công có thể bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dẫn đến tăng số thuế phải nộp.

Xem thêm: Máy chấm công tiếng Anh là gì? Giải đáp

4. Các sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng bảng chấm công xây dựng, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các sai lầm sau:

• Ghi chép không đầy đủ thông tin: Nhiều bảng chấm công thiếu các cột như giờ vào, giờ ra, số giờ làm thêm, dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác số công. Cách khắc phục là sử dụng mẫu chuẩn có đầy đủ các cột thông tin theo quy định.
• Không có chữ ký xác nhận: Bảng chấm công thiếu chữ ký của người lao động và người phụ trách sẽ không có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ chữ ký trước khi lưu trữ.
• Không cập nhật theo quy định mới: Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu cũ, không đúng với quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc chưa cập nhật các quy định mới về thuế tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc sử dụng mẫu mới nhất là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp.

5. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm chấm công thay thế bảng giấy

Mặc dù bảng chấm công xây dựng truyền thống vẫn được sử dụng phổ biến, việc ứng dụng phần mềm chấm công điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm tự động tính toán số công, số giờ làm thêm, giảm thiểu sai sót so với việc ghi chép thủ công.
• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Dữ liệu được lưu trữ tập trung, có thể truy xuất bất kỳ lúc nào, giúp việc thanh tra, kiểm tra trở nên dễ dàng hơn.
• Tuân thủ pháp luật tự động: Phần mềm được cập nhật theo các quy định mới nhất của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định.

Bảng chấm công xây dựng là chứng từ không thể thiếu trong quản lý nhân sự và kế toán của mọi doanh nghiệp xây dựng. Việc sử dụng đúng mẫu biểu, tuân thủ quy trình lập và lưu trữ theo quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm chấm công thông minh và các giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả, hãy liên hệ ACCSOFTWARE ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.