Mẫu đơn xin ứng tiền lương

Mẫu phiếu chi lương bằng tiền mặt

Phiếu chi lương bằng tiền mặt là một chứng từ kế toán quan trọng, không thể thiếu trong quy trình trả lương của mọi doanh nghiệp. Việc lập và quản lý loại phiếu chi này đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch dòng tiền mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn mẫu phiếu chi chuẩn nhất và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng, cùng ACC SOFT khám phá ngay.

1. Tổng quan về phiếu chi lương bằng tiền mặt

Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt cho các khoản chi tiêu, trong đó có chi trả lương cho người lao động. Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, mọi khoản chi tiêu của doanh nghiệp đều phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Phiếu chi lương bằng tiền mặt chính là căn cứ pháp lý để hạch toán chi phí nhân công, đồng thời là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, giám sát. Việc lập phiếu chi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nội dung, hình thức và thẩm quyền ký duyệt theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.

2. Mẫu phiếu chi lương bằng tiền mặt

Dưới đây là mẫu phiếu chi chuẩn theo quy định mới nhất, áp dụng cho việc trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên. Mẫu này đã được cập nhật đầy đủ các trường thông tin bắt buộc theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và tránh sai sót.

PHIẾU CHI

Ngày …… tháng ….. năm …..

Quyển số: ……………..

Số: ……………..

Nợ: ……………..

Có: ……………..

Họ và tên người nhận tiền: ……………………………………………………………………………….

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………..

Lý do chi: ……………………………………………………………………………………………………..

Số tiền: ……………………………….. (Viết bằng chữ): ……………………………………………

Kèm theo: ……………………………………… Chứng từ gốc:……………………………………

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………………………………….

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ………………………………………………………………….

+ Số tiền quy đổi: …………………………………………………………………………………………..

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.

PHIẾU CHI

(Mẫu số 02 – TT)

1. Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.

2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.

– Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.

– Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền.

– Dòng “Lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền.

– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …

– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền (Trường hợp phiếu chi lập bằng bản cứng).

Chú ý:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.

+ Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu chi lương bằng tiền mặt

Để lập một phiếu chi lương bằng tiền mặt hợp lệ, kế toán cần thực hiện theo quy trình chuẩn dưới đây. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và kiểm toán.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ gốc

Trước khi lập phiếu chi, kế toán cần thu thập đầy đủ các chứng từ gốc liên quan như bảng chấm công, bảng tính lương, hợp đồng lao động và các quyết định liên quan đến việc tăng lương, thưởng, phụ cấp. Các thông tin này là cơ sở để xác định chính xác số tiền thực tế phải trả cho từng người lao động. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ gốc giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của khoản chi, đồng thời là căn cứ để đối chiếu khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Bước 2: Tiến hành lập phiếu chi theo mẫu

Kế toán điền đầy đủ các thông tin vào mẫu phiếu chi đã chuẩn bị. Các thông tin bắt buộc bao gồm: tên đơn vị, địa chỉ, số phiếu chi, ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận, lý do chi (ghi rõ là trả lương tháng… cho nhân viên…), số tiền bằng số và bằng chữ. Số tiền phải được ghi cẩn thận, tránh tẩy xóa. Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, phiếu chi phải được lập đầy đủ, kịp thời, rõ ràng và không được tẩy xóa, sửa chữa.

Bước 3: Trình ký duyệt và thực hiện chi tiền

Sau khi lập xong, phiếu chi phải được trình lên người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc người được ủy quyền) và Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) ký duyệt. Phiếu chi chỉ được thực hiện sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và người có thẩm quyền. Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của phiếu chi trước khi xuất quỹ và yêu cầu người nhận tiền ký nhận đầy đủ vào phiếu chi.

Xem thêm: Cách tính tiền lương làm việc vào ban đêm 

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng phiếu chi lương

Khi sử dụng phiếu chi lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả:

• Về hình thức và nội dung phiếu chi: Phiếu chi phải được lập theo đúng mẫu quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu chi. Trong trường hợp viết sai, phải hủy bỏ phiếu chi đó và lập phiếu chi mới. Số tiền ghi trên phiếu chi phải khớp đúng với số tiền thực tế chi trả cho người lao động.
• Về thời điểm lập phiếu chi: Phiếu chi phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ chi tiền. Không được lập phiếu chi trước hoặc sau khi thực hiện chi tiền. Việc lập phiếu chi không đúng thời điểm có thể bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ.
• Về chữ ký trên phiếu chi: Chữ ký trên phiếu chi phải là chữ ký của đúng người có thẩm quyền theo quy định. Việc ký thay, ký mẫu phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần lưu ý, chữ ký trên phiếu chi phải được đối chiếu với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký với ngân hàng và cơ quan thuế.
• Về việc hạch toán và lưu trữ: Sau khi chi tiền, kế toán phải tiến hành hạch toán ngay vào sổ sách kế toán. Phiếu chi lương bằng tiền mặt phải được lưu trữ cẩn thận, tối thiểu là 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế, thanh tra kiểm tra.

5. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán trong quản lý phiếu chi

Việc quản lý và lập phiếu chi lương bằng tiền mặt thủ công có thể gây ra nhiều sai sót và tốn thời gian. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình này, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả công việc. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nhắc nhở việc ký duyệt và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ tốt các quy định mà còn giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình tài chính, dòng tiền của doanh nghiệp.

Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị 

Phiếu chi lương bằng tiền mặt là một chứng từ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mẫu phiếu chi và cách sử dụng. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm kế toán giúp quản lý phiếu chi hiệu quả, hãy liên hệ ACC SOFTWARE ngay hôm nay.